El éxito de la presencia en una feria comercial depende en muy gran parte de su preparación. Es por ello que me gustaría darte algunos consejos para que puedas sacarle el mayor partido posible:
1. Selecciona la feria
En primer lugar, la asistencia a la feria debe formar parte de la estrategia de la empresa. Si la empresa está inmersa en un proceso de internacionalización, es probable que su interés se centre en captar clientes en nuevos mercados internacionales.
Es importante también conocer los objetivos; branding, dar a conocer un nuevo producto, captar nuevos clientes, etc.
Teniendo en cuenta lo anterior, infórmate de las principales ferias de tu sector, Analiza el nº de visitantes y si se corresponden con tu público objetivo, analiza la presencia de competidores y empresas líderes en tu sector.
Cámaras de Comercio, Icex y asociaciones sectoriales pueden ayudarte en esta tarea e informarte de subvenciones.
2. Decide como va a ser tu participación en la feria
Preguntas como;
¿Stand propio o agrupado? Algunas asociaciones sectoriales organizan la participación en ferias de forma agrupada y facilitan la inscripción, decoración, transporte del material, servicios, etc. Por otro lado, un stand propio puede darle mayor visibilidad a la empresa.
¿Con qué recursos materiales, económicos y humanos contamos?
Valora si sería conveniente realizar alguna otra actividad durante la feria; presentación, conferencia, demostración, etc.
3. Genera contactos de calidad
Una vez definidos los objetivos y como va ser la participación en la feria, es conveniente comenzar a generar contactos interesantes para la feria.
Para ello, comenzaremos identificando aquellos contactos de gran interés. Por ejemplo, si la empresa tiene dentro de su estrategia unos determinados mercados como objetivo, identificaremos que empresas operan en ese sector y cuales pueden ser más interesantes para nuestra empresa.
Una vez identificados, iniciaremos contacto mediante carta/e-mail personalizado. Si podemos averiguar previamente a que persona/s debemos dirigirnos, sería lo ideal. Plataformas como Linkedin nos pueden ayudar. A veces también a través de la web de la misma empresa. A menudo lo que hago es averiguar telefónicamente llamando a la empresa. Este dato es importante, porque aumenta la probabilidad de que nuestro escrito sea tenido en cuenta por el receptor o que, por lo contrario, el mail acabe en la papelera del destinatario.
En cuanto al escrito, deberá despertar el interés del receptor, por lo que, aparte de presentar a la empresa y comunicar nuestra presencia en la feria, debería generar una expectativa, algo que motive al receptor a responder y aceptar una entrevista . Se puede destacar, por ejemplo, las razones por las que sería interesante el encuentro en la feria o anticipar cual podría ser nuestra propuesta.
Transcurridos unos días desde el envío del contacto, es conveniente reforzar la acción anterior telefónicamente. Confirmar que han recibido nuestro escrito, si tienen previsto asistir a la feria y concertar la entrevista si finalmente aceptan. Si no van a asistir, se puede iniciar igualmente la conversación, a través de email y teléfono, incluso plantear un posible viaje en función del interés que pueda tener este contacto.
Si disponemos de una base de datos más extensa y no podemos dirigirnos a todos de forma personalizada, haremos un mailing para el resto de contactos que consideramos no de tanta calidad, dando a conocer nuestra empresa, informando de nuestra presencia en la feria e intentando igualmente despertar su interés. Mi consejo es siempre intentar personalizar al máximo cualquier acción y evitar envíos masivos.
Comunica la presencia en la feria en otros soportes; notas de prensa, web, redes sociales y cualquier otra acción que consideres conveniente.
4. Informa a clientes y concierta entrevistas
La feria puede ser un buen momento para reunirse con clientes, distribuidores, incluso recuperar clientes perdidos.
Para ello, prepararemos una carta/e-mail personalizado, en el cual informaremos de nuestra presencia en la feria y las razones por las que nos gustaría reunirnos con ellos y los temar que nos gustaría tratar.
5. Prepara cada una de las entrevistas
Prepara concienzudamente cada una de las entrevistas, haz un listado de preguntas o temas a tratar, prepara la propuesta y llévate toda la información que puedas necesitar.
Piensa si sería conveniente llevar algún regalo personalizado o invitar a alguno de los contactos/clientes a cenar.
Prepara también el soporte en el que vas a recopilar toda la información y el resumen de las entrevistas: libro de tarjetas, cuestionario, etc.
6. Elabora un checklist
En el checklist podrías incluir;
– Listado de materiales a llevar; documentación, agenda de la feria, decoración, productos a exponer, material de oficina, material publicitario, tarjetas, obsequios, si vas a ofrecer algún tipo de bebida o comida en el stand, etc.
– Acciones a realizar durante la feria; otros stands a visitar, información a recopilar de la competencia, etc.
7. Selecciona el personal que representará a la empresa en la feria
Selecciona cuidadosamente el personal que representará a la empresa en la feria, teniendo en cuenta su puesto, formación, idiomas, conocimientos sobre los productos y clientes.
Sería conveniente mantener algunas reuniones previas con todo el equipo para poner en común la estrategia a seguir en la feria.
7. Valora si sería conveniente contratar algún traductor.
8. Prepara material que refuerce la imagen a transmitir de la empresa y de los productos.
Contrata la decoración y valora que material es conveniente llevar: catálogos, vídeos, roller-up, etc.
Y, por último, no olvides reservar el alojamiento y organizar el viaje, si la feria tiene lugar en otra ciudad/país.
